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O'STELLA CONCIERGERIE

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Protection des données personnelles – Règlement (UE) 2016/679 (RGPD)

 

Version en vigueur : Avril 2025

 

1. Identité du responsable du traitement

​

Dans le cadre de ses activités de conciergerie para-hôtelière et de gestion locative courte et moyenne durée, la société O'Stella Conciergerie collecte et traite des données à caractère personnel.

 

Dénomination sociale : O'Stella Conciergerie

Forme juridique : SAS (Société par Actions Simplifiée)

Capital social : 3 000 €

SIREN : 927 770 230 R.C.S. Bobigny

Date d'immatriculation : 19 avril 2024

Siège social : 7 Boulevard Félix Faure, 93600 Aulnay-sous-Bois

Président : M. Dème Delannoy

Directeur Général : M. Muralitharan Sanjayan

E-mail de contact : ostellaconciergerie@gmail.com

 

2. Données personnelles collectées

O'Stella Conciergerie est susceptible de collecter les catégories de données suivantes, selon la nature des relations contractuelles ou commerciales établies :

 

2.1. Propriétaires et mandants

  • Données d'identification : nom, prénom, date de naissance, nationalité

  • Coordonnées : adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone

  • Données bancaires : RIB/IBAN pour le versement des revenus locatifs

  • Données fiscales : numéro fiscal, informations relatives à la déclaration des revenus fonciers

  • Données relatives au bien immobilier : adresse, superficie, équipements, diagnostics

  • Données contractuelles : contrats de mandat, correspondances, historiques de gestion

 

2.2. Locataires et voyageurs

  • Données d'identification : nom, prénom, date de naissance, nationalité, pièce d'identité

  • Coordonnées : adresse e-mail, numéro de téléphone

  • Données de réservation : dates de séjour, nombre d'occupants, mode de paiement

  • Données de connexion : adresse IP, identifiants sur les plateformes (Airbnb, Booking.com, etc.)

  • Données relatives aux préférences et avis déposés en ligne

 

2.3. Partenaires et prestataires

  • Données d'identification et coordonnées professionnelles

  • Données relatives aux conventions d'apport d'affaires et honoraires

  • Données de facturation et informations bancaires

 

3. Finalités des traitements et bases légales

Conformément à l'article 13 du RGPD, les traitements effectués par O'Stella Conciergerie reposent sur les bases légales suivantes :

 

3.1. Exécution d'un contrat (art. 6.1.b RGPD)

  • Gestion des mandats de gestion locative

  • Organisation des séjours, check-in/check-out, accueil des voyageurs

  • Traitement des paiements, facturation et reversement des loyers

  • Suivi des interventions techniques et ménage

 

3.2. Intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD)

  • Amélioration et développement des services de la conciergerie

  • Gestion de la relation client et fidélisation

  • Prévention des fraudes et sécurisation des transactions

  • Prospection commerciale auprès des propriétaires (opt-out disponible)

 

3.3. Obligation légale (art. 6.1.c RGPD)

  • Obligations comptables et fiscales

  • Vérification d'identité des voyageurs (obligation hôtelière – art. R. 611-42 CESEDA)

  • Réponse aux réquisitions judiciaires et administratives

 

3.4. Consentement (art. 6.1.a RGPD)

  • Envoi de newsletters et communications marketing

  • Utilisation de cookies non essentiels sur le site internet

  • Publication d'avis et témoignages clients

 

4. Destinataires et sous-traitants

Les données personnelles collectées sont destinées à O'Stella Conciergerie et peuvent être transmises, dans les limites strictement nécessaires, aux catégories de destinataires suivantes :

 

  • Plateformes de réservation en ligne (Airbnb, Booking.com, Abritel…) – dans le cadre des obligations contractuelles liées aux annonces

  • Prestataires techniques : société de ménage, entreprises de maintenance, photographes

  • Partenaires apporteurs d'affaires – dans le cadre des conventions signées

  • Établissements bancaires pour les paiements et virements

  • Expert-comptable et commissaire aux comptes

  • Autorités publiques (administration fiscale, services de police) en cas d'obligation légale

 

Aucune donnée n'est cédée ou vendue à des tiers à des fins commerciales. Les sous-traitants auxquels O'Stella Conciergerie fait appel sont soumis à des obligations contractuelles de confidentialité et de sécurité conformes au RGPD.

 

5. Transferts de données hors de l'Union européenne

Certaines plateformes de réservation utilisées par O'Stella Conciergerie (notamment Airbnb, Inc., société américaine) peuvent transférer des données hors de l'Espace Économique Européen (EEE). Ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées, notamment :

 

  • Des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne

  • Des décisions d'adéquation de la Commission européenne lorsqu'elles existent

  • Des mécanismes de certification reconnus

 

O'Stella Conciergerie s'assure que tout transfert vers un pays tiers offre un niveau de protection équivalent à celui garanti par le droit européen.

 

6. Durée de conservation des données

Les données personnelles sont conservées pour des durées proportionnées aux finalités poursuivies, conformément aux règles légales et réglementaires applicables :

 

  • Données contractuelles (mandats, contrats de location) : 5 ans à compter de la fin du contrat (prescription civile – art. 2224 C.civ.)

  • Données de réservation et voyageurs : 3 ans à compter du séjour

  • Données comptables et fiscales : 10 ans (obligation légale – art. L. 123-22 C.com.)

  • Données de prospection commerciale : 3 ans à compter du dernier contact

  • Données de connexion et cookies : 13 mois maximum

  • Pièces d'identité des voyageurs : durée du séjour + 1 an

 

Au terme de ces délais, les données sont supprimées de manière sécurisée ou anonymisées à des fins statistiques.

 

7. Droits des personnes concernées

Conformément aux articles 15 à 22 du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (Loi Informatique et Libertés), toute personne dont les données sont traitées par O'Stella Conciergerie dispose des droits suivants :

 

  • Droit d'accès (art. 15 RGPD) : obtenir confirmation du traitement de ses données et en recevoir une copie

  • Droit de rectification (art. 16 RGPD) : corriger des données inexactes ou incomplètes

  • Droit à l'effacement / droit à l'oubli (art. 17 RGPD) : demander la suppression des données dans les cas prévus par le règlement

  • Droit à la limitation du traitement (art. 18 RGPD) : geler l'utilisation de ses données dans certaines circonstances

  • Droit à la portabilité (art. 20 RGPD) : recevoir ses données dans un format structuré et lisible par machine

  • Droit d'opposition (art. 21 RGPD) : s'opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime, notamment à la prospection commerciale

  • Droit de retrait du consentement : à tout moment, sans remettre en cause la licéité des traitements antérieurs

  • Droit de définir des directives post-mortem : relatives au sort de ses données après son décès

 

Pour exercer ces droits, la personne concernée peut adresser sa demande :

 

Une réponse sera apportée dans un délai maximum d'un (1) mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires en cas de complexité ou de nombre élevé de demandes. O'Stella Conciergerie se réserve le droit de demander une pièce justificative d'identité afin de s'assurer de l'identité du demandeur.

 

8. Droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL

Si, après avoir contacté O'Stella Conciergerie, vous estimez que vos droits ne sont pas respectés ou que le traitement de vos données personnelles est contraire à la réglementation, vous disposez du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) :

 

  • Site internet : www.cnil.fr

  • Adresse : CNIL – 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07

  • Téléphone : 01 53 73 22 22

 

9. Sécurité des données

O'Stella Conciergerie met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité, la confidentialité et l'intégrité des données personnelles traitées, notamment :

 

  • Chiffrement des données lors de leur transmission (protocole TLS/HTTPS)

  • Contrôle des accès et gestion des habilitations

  • Sauvegardes régulières et sécurisées

  • Sensibilisation du personnel aux règles de protection des données

  • Révision périodique des procédures de sécurité

 

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, O'Stella Conciergerie s'engage à notifier la CNIL dans les 72 heures conformément à l'article 33 du RGPD, et, le cas échéant, à en informer directement les personnes concernées.

 

10. Cookies et traceurs

Le site internet d'O'Stella Conciergerie peut utiliser des cookies et traceurs afin d'améliorer l'expérience de navigation et d'analyser l'audience. Conformément aux recommandations de la CNIL :

 

  • Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site sont déposés sans consentement préalable

  • Les cookies analytiques et de mesure d'audience font l'objet d'un recueil de consentement via un bandeau dédié

  • Les cookies publicitaires ou de ciblage ne sont déposés qu'après consentement explicite

 

Le consentement est librement révocable à tout moment via les paramètres de cookies accessibles sur le site. La durée de validité du consentement est de 6 mois.

 

11. Modifications de la politique de confidentialité

O'Stella Conciergerie se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment, notamment afin de tenir compte des évolutions législatives et réglementaires, de modifications dans les activités de la société, ou de nouvelles pratiques de traitement des données.

 

En cas de modification substantielle, les personnes concernées en seront informées par tout moyen approprié (e-mail, notification sur le site internet). La date de dernière mise à jour figurant en tête du document permettra d'identifier la version en vigueur.

 

Il est recommandé de consulter régulièrement la présente politique afin de prendre connaissance de ses éventuelles évolutions.

 

12. Contact et délégué à la protection des données

O'Stella Conciergerie, en sa qualité de TPE, n'est pas tenue de désigner un Délégué à la Protection des Données (DPO) obligatoire. Néanmoins, toute question relative à la protection des données peut être adressée à la direction :

 

E-mail : ostellaconciergerie@gmail.com

Courrier : O'Stella Conciergerie – 7 Boulevard Félix Faure, 93600 Aulnay-sous-Bois

Référence légale : Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 et loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée

 

O'Stella Conciergerie – Votre partenaire de confiance en gestion locative haut de gamme

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